Tutustuin erään suomalaisen sairaanhoitopiirin työntekijöille tarkoitettuun sosiaalisen median ohjeeseen. Keskeinen viesti ohjeessa on, että vastuu sosiaalisen median käytöstä on aina käyttäjällä itsellään. Ohjeessa kehotetaan maalaisjärjen käyttöön, kriittiseen ajatteluun ja omasta turvallisuudesta huolehtimiseen. Ohjeessa tuodaan selkeästi esille, että potilaisen yksityisyyden suojaa on kunnioitettava ja että kaikki työhön ja potilaisiin liittyvä viestintä tulee toteuttaa vain organisaation sisäisissä viestimissä. Potilassuhteen hoitaminen sosiaalisen median välityksellä kielletään. Organisaation sähköpostiosoitteen käyttö sosiaalisessa mediassa kielletään ja ohjeistetaan luomaan yksityinen sähköposti sosiaalisen median käyttöä varten. Ohjeessa neuvotaan suojaamaan omaa yksityisyyttä ja kunnioittamaan työkavereiden yksityisyyttä. Ohjeessa tuodaan myös esille tärkeä näkökulma, että jos työntekijä merkitsee työpaikkansa sosiaalisen median profiiliinsa, tulee hänen muistaa olevansa aina myös kyseisen organisaation edustaja ja ottaa se huomioon sosiaalisen median käytössään ja huomioitava, millaista kuvaa omalla käytöksellään työnantajaorganisaatiostaan välittää.

Pelisäännöt ja ohjeet ovat hyvä muistutus työntekijöille, mitä kaikkea on huomioitava sosiaalisen median käytössä. Säännöt ja ohjeet ovat pitkälti maalaisjärjellä ajateltavissa. Ne on kuitenkin hyvä kirjoittaa ylös, ettei mitään jää arvailujen varaan. Säännöissä ja ohjeissa on hyvä lukea selkeästi se, että työasiat hoidetaan muita kanavia kuin sosiaalisen median kanavia hyödyntäen, jotta taataan potilaan tai asiakkaan yksityisyyden suoja ja estetään tietojen vuoto. Tärkeänä koen myös, että ohjeessa muistutetaan työntekijää siitä, että hän edustaa työnantajaorganisaatiotaan myös sosiaalisessa mediassa välillisesti, etenkin mikäli on maininnut työnantajansa profiilissaan. Ja vaikka työnantajaa ei olisi maininnutkaan, ei sekään anna vapautta sanoa työnantajasta mitä tahansa. Ohjeessa voisi olla tärkeää olla tietoa myös siitä, miten henkilö voi ja miten hänen kannattaa toimia, mikäli hän kohtaa sosiaalisessa mediassa työnantajaansa koskevaa negatiivista julkisuutta. Ja työntekijää olisi ohjeessa hyvä muistuttaa johonkin asiaan kantaa ottaessaan ilmaisemaan, että hän ottaa asiaan kantaa yksityishenkilönä ja että kanta ei ole organisaation virallinen kanta. Ohjeistuksessa on hyvä tuoda esiin myös työnantajan kanta sosiaalisen median käyttöön työajalla.  Ohjeessa olisi myös hyvä mainita yhteyshenkilö ja hänen yhteystietonsa, jolta voi tarvittaessa pyytää apua sosiaalisen median käyttöön.  Ohjeistuksessa voisi olla hyvä mainita myös sääntöjen noudattamatta jättämisestä koituvat seuraukset, mikä vakavoittaa ohjeen lukijan sen äärelle.

Pelisääntöjen laatimisesta on mielestäni päävastuu organisaation johdolla. Heidän tehtävänään on huolehtia, että organisaatiolla on olemassa ohjeistus sosiaalisen median käyttöön. Ohjeiden laadinnassa on hyvä käyttää tukena asiantuntijoita, kuten lain kiemuroihin ja sosiaalisen mediaan käyttöön perehtyneitä henkilöitä. Sosiaalisen median käyttöön liittyvien ohjeiden laadintaan on hyvä ottaa mukaan myös organisaation työntekijät. He voivat osata hyvin avata ohjeita konkreettisilla käytännön esimerkeillä ja osallistuessaan ohjeiden laadintaan aihepiiri ja ohjeet tulevat heille samalla tutuiksi ja siten ohjeiden omaksuminen on helpompaa ja mielekkäämpää.   

Sosiaalisen median käyttö on sallittua ja suotavaa, kun muistaa maalaisjärjen ja pitää kriittisen tuumaustauon ennen Julkaise-napin painallusta…